EFD-Reinf: A importância da DATA na escrituração de documentos.
Werinton Garcia dos Santos
Conheça a Garcia & Moreno Consultoria Corporativa
O temor do século XX foi o “bug do milênio” (em relação a dados), isso tudo pelo amedrontamento do que poderia vir a ocorrer com os dados a partir da zero hora do dia 01 de janeiro de 2000, algo que por fim foi superado sem demasiado problema. No nosso mundo tributário não é diferente, sempre houve a preocupação quanto ao tratamento das datas, isso porque lidamos com fatos fiscais com amplo efeito jurídico e societário, mais recentemente destacados pelas IFRS´s.
Honestamente, embora importante e digo até imprescindível, as datas nunca tiveram seu papel de destaque e foram sempre tratadas como um “simples campo” num documento ou numa escrituração. Pois sim, o futuro chegou e finalmente esse “simples campo” DATA vai assumir o seu posto, prepare-se para a dor de cabeça!
Assim como o eSocial a EFD-Reinf faz parte de um novo cenário digital, ambiente este pertencente ao Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, a muito tempo conhecido pelos profissionais brasileiros. Fato é que esse cenário agora finalmente está assumindo sua complexidade e, a nova estrutura de dados padroniza informações entre tomadores e tomados, trazendo para o agente público o controle através de uma informação única: a DATA.
Veja só, havia alguns dias ninguém se preocupava com a tal da DATA na escrituração de documentos fiscais, e agora ....(a casa caiu). Toda essa complexidade nesse momento migra para uma estrutura organizada de informações, um grande banco de dados, que será utilizado com a finalidade de uma palavra mais que nunca atual: compliance. Significa dizer que seus dados são permanentemente comparados com outras informações do próprio contribuinte e cruzados com as outras constantes em ambientes de fornecedores, parceiros, contratantes, prestadores, e fiscos, entre muitos outros correlacionados.
O NOVO CENÁRIO: EFD-REINF
A EFD-Reinf tem muitos campos que levam em consideração a DATA, porém, alguns deles possuem regras de validação vinculadas a emissão do documento pelo prestador ou tomador, vamos usar aqui um exemplo típico. O evento R-2010 trata de registrar os serviços tomados de pessoa jurídica que sejam objeto de retenção previdenciária. Isto posto, se vou registrar os serviços tomados preciso de um documento, normalmente uma nota fiscal de serviço.
Uma vez emitido o documento fiscal de serviço pelo prestador, o tomador deverá adotar a escrituração do documento no mesmo período de competência, observe o que relaciona a linha 31 do leiaute do evento R-2010:
Data de Emissão da Nota Fiscal/Fatura ou do Recibo Provisório de Serviço -
RPS.
Validação: O mês/ano informado deve ser igual ao mês/ano indicado no
registro de abertura do arquivo.
Pronto, está lançada a sorte. O que está dizendo aí nessa simples referência de leiaute é que o documento precisa ser escriturado na mesma competência da sua emissão pelo prestador. Fácil, não é? Parece. Nas nossas andanças Brasil afora e principalmente nas diligências de auditoria de processos de escrituração fiscal isso tem tido grande resistência.
Na prática – generalizando - o fornecedor emite a nota na empresa (ou até no escritório), aí passado alguns dias ele comparece na contratante para entregar. A contratante por sua vez recebe na portaria, que encaminha no malote para a área responsável, e depois de 10 dias o documento chega finalmente ao seu destino quando será escriturado. Isso faz com que um documento de prestação de serviço do dia 25 seja reconhecido somente no mês posterior. O que agora é restringido pela plataforma da EFD-Reinf.
Parece pessimismo, mas não é, tem sido realidade. É obvio que o exemplo não é um caso verídico, mas a verdade é essa, um delay comum de 10 dias, isso sendo positivista, tem gente pior. E agora?
Na prática os profissionais terão que ajustar as condutas de escrituração e eliminar o atraso no reconhecimento do documento, lançando mão de todas as ferramentas necessárias, entre elas algumas possíveis:
- Treinar pessoas e torna-las capaz de entender o processo – não deixar mecânico;
- Não acatar documentos fora do período de escrituração atual;
- Políticas claras de aceite de documentos para funcionários e prestadores;
- Prever condições de fornecimento de documentos no contrato;
- Não fazer pagamentos no financeiro sem corresponde cumprimento de regras fiscais;
- Travar nos prestadores a emissão de documentos após dia 25 de cada mês;
- Outras diversas regras, a ser definidas conforme perfil de gestão da instituição.
Não existe uma fórmula pronta, cada empresa terá que encontrar seu melhor caminho e as regras que lhe atenderá. Todavia, não existe outra estrada, a essência tem que ser cumprida e, assim, cada documento ser escriturado dentro da competência da sua emissão. Só pra avisar, a EFD-Reinf já está no ar pra muita gente!